Håndbok - kap 7, versjon 1.0     Folkeakademienes Landsforbund, Tøyengt. 26, 0190  Oslo, 22 68 22 06, www.folkeakademiet.no

Styret og styremedlemmenes funksjon

Hvordan få en spennende tid i styret - i et virksomt akademi 

Et folkeakademi drives ikke likt alle steder.
Noen akademier står for alle programmene selv. Andre står for noen arrangementer selv og overlater noen til samarbeidspartnere i lokalmiljøet. Atter andre lar de kollektive medlemmene og andre samarbeidspartnere ta seg av alle arrangementene. Noen få ligner mer på prosjektorganisasjoner, dvs. de bygger sin aktivitet i all hovedsak rundt bestemte tidsavgrensede hendelser, som f.eks. kulturdager.

Hvordan er så «det ideelle akademiet»?
I «Inn i et nytt årtusen», FALs nye handlingsplan, heter det: 

	Hvorfor driver vi kulturformidling og folkeopplysning? Hva formidles, til 
	hvem formidler vi og hvilke verdier og holdninger uttrykkes gjennom 
	virksomheten? Ligger det en tanke eller plan bak formidlingen, eller skjer 
	denne etter «tilfeldighetsmetoden»? Slike spørsmål er det som tillitsvalgt
	eller ansatt nyttig å stille seg.
	Et akademistyre som arbeider planmessig og målrettet kan utrette mye.
	Den motsatte ytterligheten er når folkeakademiet fungerer som ren 
	formidlingssentral for støttekroner til andre organisasjoner og institusjoners 
	aktivitet. Slik virksomhet er nyttig for lokalmiljøet, men om ikke
	pengeformidlingen skjer prioritert og planmessig fra styrets side, er ikke 
	akademiet en levende organisasjon, men bare et nødvendig «onde» for å oppnå
	tilgang på statlige midler» (s. 5, «Målrettet formidling - prioriterte målgrupper
	og temaer», Inn i et nytt årtusen, FAL 2000).

Det er et mål at alle akademier skal utvikle seg til «samfunns- og kulturmessige kraftsentra» i lokalmiljøet. Hva kan styret og du som styremedlem/-leder gjøre for å få dette til - og samtidig få en spennende tid i styret?

Hvis du sa ja til tillitsvervet på grunn av interesse for kultur- og folkeopplysningsarbeid, har du og resten av styret mulighet til å gjøre akademiet til et flott redskap for slikt arbeid.

For at det skal være mulig, må du som tillitsvalgt være villig til å bruke av din tid. Tid er mangelvare for aktive mennesker, så hvordan bruke tiden som styremedlem på en effektiv og givende måte? For det er viktig at også du får noe igjen for arbeidet, i det minste en tilfredsstillelse over at arbeidet går bra og gir resultater.

La oss illustrere dette ved å ta utgangspunkt i et tenkt akademi, et akademi som til siste årsmøtet har levd en anonym tilværelse. Den lille aktiviteten som har vært har  andre organisasjoner har stått for. Akademiet har derfor i realiteten fungert kun som en kanal for støttekroner, et utbetalingsakademi.

Støtteakademiet - det anonyme akademiet
Situasjonen er følgende:

* Styret fungerer ikke godt og det er få eller ingen møter. 
* Når det en sjelden gang er møte diskuteres aldri programpolitikk eller strategi. * Virksomheten planlegges ikke. 
* Den mest aktive er kassereren som betaler ut støtte til medlemsorganisasjonene. 
* Det rår frustrasjon over at akademiet «får» for lite penger i rammebevilgning fra distriktsakademiet. 
* Ved hvert årsmøte er det vanskelig å få nye styremedlemmer. Det finnes ingen interesserte enkeltmedlemmer. De få organisasjonsmedlemmene er med på grunn av pengene de kan få gjennom akademiet.

Selv om dette utgangspunktet er konstruert, vil trolig ikke rent få kjenne seg igjen.
Gjelder det deg og ditt akademi? Da ønsker dere forhåpentligvis å forbedre situasjonen. Men hva skal dere gjøre?

Den som står limt med begge bena på jorda, kommer ingen steder. Derfor må en holdnings- og endringsprosess til. Du og de andre tillitsvalgte må sette denne i gang. 

Det finnes mange måter å gå fram på. Særlig viktig er det å lete etter lokale forutsetninger og muligheter når dere ønsker en endring i positiv retning. Men uansett hvordan dere velger å gjøre det, så ligger nøkkelen i å få utløst ressurser i styret, hos medlemmene og i lokalmiljøet.
 
Det kan f.eks. foregå omtrent på følgende måte: 

Kall inn styret til et motivasjons- og diskusjonsmøte. Det er viktig at styremedlemmene motiveres slik at de ser hensikten i en forandring. Legg fram hva akademiet kan bli og prøv å få flest mulig med på å få sving på akademiet.
Diskuter og legg fram idéer på hva som kan gjøres. Velg ut de beste og kanskje også noen litt originale ideer. 

Det følgende skisserer en mulig vei å gå. Dette ikke er noen fasit, det finnes mange måter å skape positiv utvikling på. 

Lag en «Overordnet målsetning», f.eks. at akademiet skal bli en viktig frivillig organisasjon/institusjon i kommunen og et redskap for kulturell og samfunnsmessig utvikling. Styrets ønske er at akademiet skal utvikle seg til å bli et formidlings- og koordineringsredskap, som gjennomfører tiltak, tar samarbeidsinitiativ og som planlegger og prioriterer virksomheten.

Det blir viktig å diskutere seg fram til og skrive ned viktige årsaker som har å gjøre med situasjonen akademiet befinner seg i nå,- med andre ord en oversikt over akademiets positive og «negative» sider. Spørsmålene dere stiller kan være:

* Hvilke ressurser har akademiet og hvilke mangler har det?
* Hva er det menneskelige og økonomiske grunnlaget? 
* Hvilke ressurser ligger i akademiets medlemmer og hvordan aktivere disse? Om en ikke er organisert med medlemmer, noe en 
	etter vedtektene skal være, må styret legge opp en plan for hvordan akademiet skal skaffe seg disse.
* Hvordan er akademiets stilling i kommunen?
* Hvilket «rykte» har akademiet i folks bevissthet? 
* Hvem kan vi få hjelp av til dette arbeidet (f.eks. distriktssammenslutningen, kommunalt ansatte og eventuelle andre)

Og så videre....

Styret diskuterer deretter hvordan de positive ressursene kan brukes i arbeidet med å bygge opp akademiet, samtidig som hvordan svake sider kan bli rettet opp. Ut av dette bør det komme en foreløpig handlingsplan. 

Dette er en god start, men styret vil videre. Istedenfor i hovedsak å være en overføringskanal for relativt små offentlige midler til andre organisasjoner, vil styret gjøre akademiet til et koordinerings- og formidlingsredskap av betydning. FALs handlingsplan «Inn i et nytt årtusen», idegrunnlaget «Et redskap for en bedre framtid» og de siste landsmøte- og distriktsårsmøteprotokollene blir funnet fram. Aktuelle kommunale planer innhentes fra kommunen.
Informasjonen fordeles og hvert styremedlem gjennomgår sin del til neste styremøte.
Det blir fokusert på hva planer og dokumenter sier om prioriteringer og temaområder? I tillegg har styremedlemmene egne ideer om hva akademiet kan gripe fatt i og hvordan arbeidet kan legges opp. 
Alt dette gir grunnlag for spennende og fruktbare diskusjoner. 

Medlemmer og interesserte innkalles
Når styret er enige om et forslag til «plan», er det tid for å legge saken fram for medlemmer og andre interesserte. Det sendes ut innkalling til et diskusjonsmøte sammen med informasjon til enkeltpersoner, organisasjons- og institusjonsmedlemmer og til andre tenkbare interesserte. Hvis styret har tatt gjennomgangen av planer og prioriteringer grundig nok, burde sistnevnte gruppe være omfattende. Men - selv om styret har gjort et godt grunnarbeid, er det viktig å ta direkte kontakt med folk en regner med kan være interessert og som en gjerne vil ha med. Ingenting overgår den personlige samtalen når noen skal overbevises og overtales. 

Den utsendte informasjonen kan inneholde:

* En opplisting av udekkede behov i lokalsamfunnet/kommunen 	
* Hva folkeakademiet kan brukes til som planleggende og koordinerende organ, aktiv igangsetter og gjennomfører
* Positive og «negative» sider ved akademiet i dag. Styrke og muligheter
* Noe om hvordan akademiet kan utvikle seg og hvilke oppgaver en kan løse 

Møtet
Med litt velvilje fra kommunen eller en kommunal etatsjef, får dere gratis møtelokaler. Det kan være en idé å invitere til diskusjon på et tema, særlig dersom det er noe som kommunen mangler/burde ha som står sentralt i forslaget til plan som styret har laget. Kommuneansatte eller politikere kan da kanskje brukes som innleder(e). Slik kan akademiet sikre seg interesse både fra kommunen, de politiske partiene, organisasjonene/institusjoner og andre ressurspersoner.

Det blir foreslått for møtet at et mål er å gjøre akademiet til et redskap for kulturell og lokalsamfunnsmessig utvikling. Et redskap som med støtte i og bestående av et mangfold av organisasjoner- og interesser, kan koordinere ressurser og utnytte økonomiske midler best mulig. Akademiets statsstøtte og andre inntektskilder vil være virkemidler i dette arbeidet. Men kanskje viktigst blir det å være en instans som kan ta initiativ og aktivere og koordinere menneskelige og økonomiske ressurser.

God hjelp i dette arbeidet vil akademiet få av distriktssammenslutningens tilbud og nettverket den har oversikt over. Også landsforbundets programkatalog og det landsomfattende programholder- og kontaktnettverket, kan være nyttige ressurser å trekke på.

Prioriteringer
Styret legger fram og informerer om sitt forslag til handlingsplan. De redegjør kort for landsforbundets oppbygning og virkemåte, om planer og idegrunnlaget for virksomheten. Det må komme klart fram hvilken sammenheng akademiet er en del av.
Med bakgrunn i styrets forslag, diskuterer frammøtte deretter hvilke tema og målgrupper akademiet bør prioritere. Barn og unge og eldre/institusjoner står er viktige målgrupper i Landsforbundets satsing. Det vil derfor være naturlig at dette gjenspeiles i forslaget, gjerne med en lokal vinkling.  Andre lokale arbeidsfelt/tema som kan virke engasjerende og/eller er viktige, bør også komme med. Det vil styrke arbeidet for å bli et godt redskap for lokal utvikling.

Økonomiske vurderinger og prioriteringer
Både for å ha kontroll med økonomien, men ikke minst for å kunne følge akademiets egne prioriteringer, må ønske om samarbeid med/fra medlemsorganisasjoner og -institusjoner og rene støttesøknader godkjennes på forhånd. En prioritering innebærer også at søknader kan få avslag. 

For å få statsmidlene og de midlene akademiet rår over til å rekke lengre, kan tilsagn om samarbeidsstøtte gis som støtte i tilfelle underskudd. Akademiet blir da medspiller og samarbeidspartner og får godskrevet programmene statistisk uansett om tilsagnet blir utbetalt eller ikke.

Møtets vedtak
Som avslutning på møtet formuleres det et vedtak som  innebærer godkjenning av et handlingsprogram.  Dette kan f.eks. inneholde de nå prioriterte arbeidsområdene og hovedsatsningsgruppene og konkrete forslag til aktiviteter rettet mot disse, samt andre nødvendige tiltak. For å gjøre programmet mest mulig håndterlig og ikke for omfattende med en gang, kan det være en idé å begrense dette til 5 - 10 punkter. På den måten vil handlingsprogrammet kunne bli et fornuftig arbeidsredskap.

Bekjentgjøring
Den nye ordningen med prioriterte tema og målgrupper, prioritering av aktivitetssøknader før aktivitetene skjer samt andre endringer, må gjøres kjent, først og fremst til medlemmene. Men det bør også lages en pressemelding, ordnet med intervjuer i aviser/nærradioer etc. for å informere om satsingsområdene og målgruppene. Til mediene legges det vekt på at akademiet nå, ved å ha en så brei lokal basis, skal bli et kraftsenter for kultur- og samfunnsmessig utvikling i kommunen. Det skal koordinere ideer og innspill , bidra til å sette disse ut i livet, sette viktige saker på dagsorden og prioritere målgrupper og tema. Det skal ivareta og forsterke et lokalt engasjement og idéer som kan bli til noe om mulighetene legges til rette. 

Oppfølging
Et styreverv slik det er beskrevet her, blir et omfattende, men viktig verv. Frasen «du kan trygt la deg velge som styremedlem, for det er ikke noe å gjøre», gjelder ikke. 

Styret må være innstilt på at antallet styre- og andre møter vil øke og at arbeidsmengden vil gå betraktelig opp sammenlignet med før. 
For når akademiet skal drives på denne måten er det nødvendig med jevnlig styreaktivitet. Planlegging, oppfølging, oppbygging av et lokalt kontaktnettverk, være orientert om lokale saker, å komme på gode ideer til tiltak og arrangementer, arbeids- og oppgavefordeling, oversikt og styring - vil være viktige stikkord.

Styret innfører også en ny arbeidsform. De må delegere, blant annet ved å opprette komiteer eller arbeidsgrupper av interesserte folk rundt konkrete tema. Styremedlemmene kan foredele gruppene mellom seg, slik at styret er representert.
F.eks. kan det opprettes grupper for bokdager, utstillinger, matkultur, kulturminner, mennesker eller lokale ting som bør fram i lyset, skolesamarbeid, institusjonssamarbeid, flerkulturelt arbeid, miljø, genmat, vold/mobbing osv. Mulighetene er mange.

Det er viktig at gruppene får konkrete mål å arbeide mot - at arbeidet deres munner ut i noe. Det kan være en utstilling, et foredrag, et prosjekt eller en annen type arrangement eller tiltak i Folkeakademiets regi.

Er dette mulig?
Ja, men det krever både tro på at det er mulig og vilje til å bruke tid. Mange vil synes at det å få til en slik organisasjon vil være et stort pluss. Men det kan også bli forventet at dere som lanserer ideen ikke bare skal sette den på skinnene, men også være lokomotivet som drar den framover.

Det er særlig to viktige grunner til at nettopp Folkeakademiet har mulighet til å fylle en rolle som beskrevet her.

Den ene er at folkeakademiet er en partipolitisk og religiøs uavhengig organisasjon. Folkeakademiet er og skal være et talerør, redskap og samarbeidsorgan for alle som kan dele akademiets formålsparagraf der det heter:

	... og har til formål å hjelpe enkeltindividet til vekst og utvikling og fremme
	et allsidig kulturliv på stedet ved hjelp av egne tiltak og gjennom samarbeid
	med frivillige lag, organisasjoner og institusjoner

Den andre grunnen er at Folkeakademiet kan ha aktivitet over hele kultur- og samfunnsspekteret. Folkeakademiet er ingen genreorganisasjon (f.eks. en ren musikk-/ teater-/miljø-/helse-/familie-/etc. organisasjon). En liste over Folkeakademienes arrangementer viser at det hele tiden krysses grenser og målgrupper. Den ene dagen er det skolen som får besøk, neste gang er det eldreheimen eller sykehuset, så er det barnehagen, husmorlaget, debattmøte på kommunen eller familiearrangementer i ungdomshuset eller i kirkens lokaler eller møte om økologisk hagebruk, miljøvern osv. osv. Folkeakademiene har innpass hos og et tilbud til de fleste.

Her ligger Folkeakademiets særpreg - som vi er alene om.

I hver kommune finnes fremdeles mange institusjons-, organisasjons- eller tradisjonsmessige  interessemotsetninger og samarbeidsmurer. Når det på denne måten settes stengsler for samarbeid - begrenses også mulighetene til framdrift og utvikling. 
Med sin uavhengige posisjon ubundet av særinteresser har Folkeakademiet mulighet til å bli en «universalnøkkel» i lokalsamfunnet - en døråpner til samarbeid og utnytting av ressurser til felles beste.

Diskusjonstemaer:
* Hva er situasjonen for vårt akademi? Er det behov for å gjøre noe med måten vi driver akademiet på i dag? Hva slags «overordnet målsetning» har akademiet i dag? Skriv ned hvordan vi ønsker at akademiet skal fungere. 

* Lag en «overordnet målsetning» og diskuter de spørsmålene som der er satt opp.

* Lag et forslag til en «handlings- og aktivitetsplan». Ideer finner dere i Folkeakademienes handlingsplan, i idegrunnlaget og i kommunale planer og vedtak.
Aviser og andre media kan også virke stimulerene med hensyn til ideer.
 Skriv ned ideene som passer for dere. Systematiser dem. Diskuter hver ide og hvert aktivitetsforslag grundig. Fordel foreløpige arbeidsoppgaver og sett tidsfrister. 

* Når dere føler at tiden er inne - kall inn til et større møte. Diskuter gjennom møtet på forhånd. Hva vil dere oppnå? Ha klar forslag til hvordan saker dere fører opp i planen kan arbeides med. Få med noen arbeidsvillige i forkant. Da er det også enklere å få andre å melde seg på møtet.

Hvis dere ikke har bedre måter å gjøre tingene på, så følg «oppskriften» i «Styret og styremedlemmenes funksjon».