Håndbok - kap 5, versjon 1.0     Folkeakademienes Landsforbund, Tøyengt. 26, 0190  Oslo, 22 68 22 06, www.folkeakademiet.no

Arrangementet

«Det er itt'no som kjem tå seg sjøl», sang Vømmøl Spelmannslag. Heller ikke et godt gjennomført og vellykket arrangement. Det er viktig å forberede seg godt, for et mislykket eller dårlig gjennomført arrangement kan ødelegge mye for akademiet. 

Hvis akademiet vil være en dyktig arrangør og en god samarbeidspartner, må det innsats til. Men når en opplever at folk går fornøyde hjem og snakker pent om arrangementet, gir det belønning for innsatsen.

Hva må vi forberede oss på når vi arrangerer? 
Den påfølgende gjennomgangen bør være et brukbart hjelpemiddel, selv om den naturligvis ikke tar alle lokale forhold og detaljer i betraktning. Men noe av gleden ved å være arrangør er jo nettopp planleggingsprosessen i forkant,- som selvsagt må ta utgangspunkt i lokale forhold og muligheter. 

Ja de penga
Økonomien er kanskje den største bekymringen ved et arrangement. Hvordan klare å komme økonomisk i land? Hvis det blir slik at vi ikke våger å arrangere på grunn av redselen for å gå med underskudd er kulturformidlingen ille ute. Selvsagt må vi bruke fornuft og vurdere hvilke inntektsmuligheter vi har. Og da kan det hende vi konkluderer med at vi ikke våger. Men tross alt er det de færreste enkeltarrangementer som koster 10 - 20 og 30 tusen. Mange av arrangementene i Folkeakademiregi koster godt under titusen kroner å gjennomføre, og det bør være mulig for de fleste.

Nesten all aktivitet og programvirksomhet koster penger. Leie av lokale, reise-  og oppholdsutgifter, programholderhonorarer, kontorutgifter, annonsering, bilkjøring m.m. kommer ofte på flere tusen kroner.

Hvordan skal vi dekke inn utgiftene og kanskje også få et overskudd til drift av akademiet og til sikkerhet for senere arrangementer?
 
Det handler mye om å gjøre en grundig jobb fra A og til Å.

Folkeakademiets grunnregel
Når Folkeakademiet tilbyr et program eller arrangement, skal det være kvalitet i gjennomføringen fra først til sist. Det er grunnregelen. Folk skal vite at et program der akademiet er involvert, borger for kvalitet. Dette gjelder naturligvis særlig akademiets egne arrangementer, men også samarbeidsarrangementer. At det i etterkant kan være delte meninger om et program, trenger ikke bety at det ikke holdt mål.

Hvordan sikre et godt gjennomført arrangement?	

Planlegging 	   
Det er fornuftig å planlegge aktiviteten på sikt. Å vite hva akademiet i hovedtrekkene skal gjøre f.eks. kommende halvår og å kunne legge fram et program, har mange fordeler. Det gjelder overfor medlemmer, i lokalmiljøet, media og bevilgende myndigheter. 

Det er viktig å lage et budsjett for den planlagte aktiviteten.
Hvilke midler har vi og hva må vi skaffe. Hvilke inntektsmuligheter finnes?
 
Forhåndsplanlegging trenger ikke føre til at akademiet ikke kan gjøre noe ut av interessante programtilbud etc. som eventuelt dukker opp senere. Fleksibilitet er tradisjonelt et kjennetegn ved Folkeakademiet. Det er derfor fornuftig å ha noe av rammen eller andre midler i bakhånd. 

Samarbeidspartnere	
Hvem er så naturlige samarbeidspartnere til akademiets arrangementer?
I noen tilfeller gir dette seg selv. Ved hageprogrammer samarbeider vi naturligvis med hagelaget. Men samtidig vet vi at både hageprogram og andre program kan være av interesse for flere. Alt etter hva temaet er og hvordan programmet vinkles, kan flere enn «interesseorganisasjonene» være aktuelle samarbeidspartnere. Og - glem ikke offentlige etater og institusjoner. 

Fordeling av oppgaver 
Det er viktig å  fordele arbeidsoppgaver.
Samme person eller ledergruppe kan være hovedansvarlig for alle arrangementene akademiet står for, men det kan også velges en hovedansvarlig eller ledergruppe for hvert arrangement. Om en velger det siste, må likevel en eller flere tildeles et hovedansvar for å ha oversikt over den samlede aktiviteten 

Fordelen med å delegere lederansvar til hvert enkelt arrangement, er at flere får erfaring med det å ha ansvar og sørge for at andre gjør det de skal gjøre. Men naturligvis kan en risikere at gjennomføringen vil «slingre» noe mer når personer med liten eller ingen erfaring gis ansvar. 	

For å motvirke at så skjer og for at folk skal føle trygghet i arbeidsoppgavene, er det viktig at alle vet hva de skal gjøre, hvordan og når arbeidet skal utføres og hvem de skal arbeide sammen med. Det kan være hensiktsmessig å lage arbeidsinstrukser. I alle fall bør dette gjøres ved større arrangementer og når det er regelmessige oppgaver å ivareta. Et eksempel på det siste er at det kan være greit å vite hvor plakater vanligvis blir satt opp, hvilke kontaktpersoner i butikker og lokalmedia akademiet vanligvis bruker, når og hvordan media vil ha stoffet presentert osv. osv.

Det kan være fornuftig å velge en ansvarlig leder eller koordinator - eventuelt en ledergruppe ved større arrangementer. Minst en person må hele tiden ha oversikt over  de fordelte arbeidsoppgavene og passe på slik at disse utføres til rett tid av arrangementskomiteen og av andre som har meldt seg som hjelpere.

Informasjon og PR om programmet
Alle arrangementer må bekjentgjøres. Måten arrangementet bekjentgjøres - eller selges på - kan være forskjellen på om folk kommer eller ikke. 

Prøv å gjøre informasjonen spennende og interessevekkende. Folk skal få lyst til å gå på arrangementet. For å lykkes med det kreves både planlegging og arbeid. Når det er enighet om hvordan arrangementet skal «selges», er det en grei regel å bruke så mange informasjonskanaler som mulig, gjerne over en tidsperiode. Redaksjonell omtale i aviser, lokalradio eller tv, munn til munn metoden, ringerunder, oppsøkende virksomhet på døra, postkasseinformasjon, stands, plakater og muntlig/skriftlig informasjon gjennom de organisasjonene eller institusjonene akademiet 
samarbeider med, er noen av mulighetene.

For å få folk til å komme, må det legges arbeid i denne delen. I konkurranse med andre tilbud skal dere lokke folk ut av godstolen til noe de i utgangspunktet ikke vet hva er.
Det er også en psykologisk nøtt å knekke her. Det er langt mer motiverende for folk å gå på et arrangement der det trolig vil bli mye folk enn et der det sannsynligvis bare kommer noen få. Det er ikke bare arrangøren og programholderen som har det tungt når det er glisne benkerader, det har publikum også.
Tenk derfor over hva dere må gjøre for å skape forventninger om at det virkelig vil komme mye folk, ja at situasjonen er at det kan bli fullt hus og utsolgt.

Kontakten med programholderen - kontrakt og utstyr
Som arrangør må dere ha et ryddig forhold til programholderen. Det må ikke være rom for misforståelser. Det er begge parter tjent med. Det virker dessuten tillitvekkende når en arrangør vil ha ordnede forhold.

Kontrakt
Det er fornuftig å bruke en standardkontrakt. Er det snakk om større honorarer, må dere bruke det. En kontrakt kan spare akademiet for ubehageligheter og overraskelser i etterkant. Både Folkeakademienes Landsforbund og den offentlige Musiker og artistformidlingen kan hjelpel med dette.

Nødvendig utstyr
Undersøk hva programholderen trenger av utstyr og hva han selv bringer med seg.
Om dere ikke skal skaffe utstyret selv, vær nøye med å sjekke at nødvendig utstyr er på plass på arrangementsstedet i god tid før programstart. 
Kontroller at det finnes nødvendig strøm, skjøteledninger, mikrofonledninger etc. etc. Kort sagt - alle de små tingene som kan ødelegge et program.
Kontroller at utstyret virker! 

NB! Gjør det i så god tid før start at det er mulig å rette opp mangler. 

Møt og ta vare på programholderen
Når programholderen ankommer, bør han bli møtt og fulgt til stedet han skal bo. Kanskje ønsker han mat eller en hvil. Spør om han ønsker å se arrangementslokalet. Ta dere godt av programholderen. For det første er det god folkeskikk. For det andre vil en fornøyd programholder prestere et bedre program enn en som er misfornøyd. 	

Pynt lokalet ferdig i god tid 
Når folk kommer til et hyggelig og ferdig pyntet lokale medvirker det til en positiv og god stemning. Motsatt gir det et dårlig inntrykk om arrangørene stresser rundt, setter fram stoler og pynter bord i full belysning når folk kommer. 
Dette gir heller ikke arrangøren den avslappende og gode starten som trengs for å skape et vellykket arrangement.

Lag en lokal ramme 	
Kommer programholderene utenbys/utenbygds fra, kan det være en god idé å utvide programmet og la noen av stedets egne opptre. Dette gir både et fyldigere program og kan trekke flere folk. Det er dessuten stimulerende for lokale aktører å opptre sammen med profesjonelle utøvere.

Loddsalg/åresalg er alltid populært - uansett aldersgruppe. Det kan også bringe penger i kassa. En egen person eller komite kan ha dette som oppgave - inkludert å skaffe gevinster.
Hvis dere har lagt opp til at arrangementet inneholder kaffipause, bør denne være såpass lang at folk både kan kjøpe lodd og ha det hyggelig sammen. Hvor lenge pausen skal vare må dere og/eller programlederen, vurdere.

NB! For mye program kan være like uheldig som for lite. Et langdrygt arrangement virker mot sin hensikt. Det er en god regel å avslutte mens publikum ennå ønsker mer. Da har de lyst til å komme igjen.

Ønsk velkommen/«sett stemningen»	
Det er en god tradisjon at en fra styret ønsker publikum og programholder velkommen. Om arrangementslederen ikke er fra styret, bør også vedkommende ønskes velkommen før han/hun overtar styringen.

Husk å nevne Folkeakademiet! Det kan være så enkelt som å si at «Vi i Folkeakademiet er glad for at vi har fått hit den spennende foredragsholderen/så spennende musikere/fått til dette flotte programmet osv.

Det kanskje beste stedet å verve medlemmer er på arrangementene. En mulighet er når folk kommer. Har arrangementet innlagt pause, er det fornuftig å drive PR for tegning av medlemskap rett før pausen. Da må folk sitte klar til å selge medlemskort og skrive opp informasjon om de nye medlemmene.

Presentasjon av programholderen
Når programholderen ønskes velkommen kan programlederen gi en kort presentasjon av ham. Det kan gjøres ved å gi publikum et riss av programholderens bakgrunn og meritter. Det kan også gjøres senere om det passer bedre da. 

Unngå å fortelle i detalj hva programholderen skal gjøre. Det klarer han bedre selv. Hvis han ønsker å presentere seg selv, eller det ikke passer med en presentasjon, så ønsk publikum velkommen til en hyggelig / spennende / lærerik / interessant / etc. kveld på vegne av Folkeakademiet og eventuelle andre samarbeidspartnere. 
Husk at akademiets navn skal nevnes! Samarbeidspartnerne og eventuelle økonomiske støttespillere skal naturligvis også nevnes ved navn.

Når programholderen er ferdig
Når programholderen er ferdig, passer det med noen takkeord. Hvis du som programleder/representant for styret og/eller publikum tydelig har satt pris på programmet,- vis entusiasme. Hvis du har problemer med å finne på noe, så si i alle fall at «vi setter pris på at du tok turen hit» gjerne koblet med en bemerkning om at programmet/emnet var interessant/viktig/gir bakgrunn for videre debatt/refleksjon eller lignende.
 
Så overrekker du en blomsterkvast, en konfekteske, en gjenstand e.l. som en synlig takk. Dette bør du gjøre selv om programholderen får honorar. Publikum ser jo ikke honoraret. Det skaper en fin avsluttende ramme og gir folk mulighet til å klappe en ekstra gang.
	
Hvis programholderen kommer langveis fra eller er på turne, bør dere tenke på mulighetene vedkommende har til å frakte den med seg. En liten lokal souvenir er da kanskje bedre enn blomster. 

Ved arrangementets slutt
Hvis du ikke har gjort det tidligere, takker du de som bør takkes og roser de som bør roses. Glem ikke pynte-, kjøkken- og ryddegjengen!

Tilslutt takker du publikum for oppmøtet og ønsker dem velkommen igjen. Du bør også benytte anledningen til å informere om kommende program i Folkeakademiet. 

Når publikum har gått, er det tid for å rydde og vaske. Hvem som skal gjøre dette bør være avklart på forhånd. En god regel er at lokalet forlates rent og ryddig.

I etterkant 
Styret og samarbeidspartnerne, bør evaluere arrangementet. Fokuser både på det som fungerte fint og på det som ikke gikk helt etter oppskriften. Spørsmål dere stiller dere kan f.eks. være: Hva gjorde vi godt og hvorfor gikk akkurat det bra? Hva kunne vært gjort bedre? Visste medarbeiderne hva de skulle gjøre og gjorde de det til rett tid? Er det noe vi bør gjøre annerledes neste gang? Må vi bruke andre eller flere virkemidler for å trekke folk? 
I ettertid kan spørsmålene være mange, men det viktigste med evalueringen er å trekke lærdom av erfaringene og kunne gjøre det enda bedre neste gang.

Skriv ned hva dere kommer fram til. Har dere bruk for rutiner for deler av arrangementsprosessen, så utarbeid slike.

Turnéprogram/enkeltprogram - oppgjør
Hvis programholderen er på turné i regi av distriktssammenslutningen, er det vanlig at akademiet/arrangøren i etterkant faktureres for en avtalt sum. Akademiet skal ikke betale honorar, reise- eller oppholdsutgifter til programholderen på stedet (gjelder hele landet bortsett fra Hordaland). 

Dersom programmet ikke er ledd i en turne, må akademiet, eller den lokale arrangøren, gjøre opp med programholderen i tråd med inngått avtale eller kontrakt.

NB! Vær rask med å betale. Programholdere har også regninger som forfaller!

Diskusjonstemaer:
* Gjennomgå arrangementene for siste halvår/år. Hva slags arrangementer satset Folkeakademiet på? Kom arrangementene i stand på Folkeakademiets eller andres initiativ?  Hvor aktive var vi som arrangører og medspillere? Kan vi si oss fornøyd med innsatsen? Er vi fornøyd med akademiets resultater?

* Planlegger vi virksomheten vår godt nok? Hvis ikke, hva kan vi gjøre for å rette på dette og hva har vi å vinne ved å gjøre det? Hvordan vil medlemmer, folk i lokalmiljøet, samarbeidende organisasjoner og institusjoner, kommunen og andre reagere dersom vi f.eks. lager en programoversikt for neste halvår?
 
* Er vi flinke til å finne riktige samarbeidspartnere? Hvilke samarbeidspartnere bør vi velge til programmene som kommer? Hvordan skal vi gå fram for å få til et samarbeid som både sikrer økonomien og samtidig at arrangementene blir godt gjennomført?

* Har vi lykkes med å finne programholdere som har interessante ting å formidle? 
Hvis ikke, hva kan vi gjøre for å bli bedre på det? Hvem kjenner vi som har oversikt over lokale utøvere og foredragsholdere, hvem har oversikt over slike ressurser i nabokommunene, i fylket og på landsbasis?

* Hva gjør vi med hensyn til PR og informasjon om arrangementene?
Er det bra nok? Hvis ikke, hva bør vi gjøre neste gang? 
Lag en PR og informasjonsplan! 

* Lag en stikkordsmessig «arrangementsplan». La denne fungere som en huskeliste når dere legger opp kommende arrangementer. Når dere fordeler arbeidsoppgaver, så husk å sette tidsfrister for når arbeidsoppgavene skal være utført.
Er det behov for å skrive ned rutiner på regulære oppgaver?

* Lag en innholds- og tidsoversikt i detalj for et arrangement. Bestem når alle - selv de minste innslag, begynner og slutter. Skriv inn i oversikten når publikum skal ha informasjon og hva dette skal være (f.eks. Leder takker følgende samarbeidende organisasjoner og minner om Folkeakademiets neste arrangement - som er ... den  ... i osv.)