Håndbok - kap 3, versjon 1.1     Folkeakademienes Landsforbund, Tøyengt. 26, 0190  Oslo, 22 68 22 06, www.folkeakademiet.no

Organisasjon, administrasjon,
virksomhet  og medlemskap

Organisering og medlemskap
Landsforbundet er organisert i distriktssammenslutninger med lokale akademier som medlemmer. Både distriktssammenslutningene og akademiene kan i tillegg ha andre organisasjoner og institusjoner, samt enkeltpersoner som medlemmer. Ved årsskiftet 2005/2006 hadde Folkeakademiet på landsplan 12 distriktssammenslutninger, 170 akademier, 1350 organisasjoner/institusjoner og 1950 enkeltpersoner som medlemmer.

De kollektive medlemmene spenner over et vidt spekter fra kvinne- og familielag, kor og korps, velforeninger, hagelag, helselag til ungdomslag. Medlemsinstitusjonene kan blant andre være biblioteker, skoler, museer, sykehus, eldresentre og kommunale etater.

Årsmøter, styrer, ansatte og arbeidsoppgaver

Folkeakademienes Landsforbund
Folkeakademienes Landsforbunds (FAL's) øverste organ er landsmøtet som avholdes hvert annet år. Landsmøtet velger landsstyret. Leder, nestleder og varamedlemmer velges for to år, de andre landsstyremedlemmene for fire år. Landsstyret har ansvaret for at landsmøtets vedtak og planer gjennomføres. 

Landsstyrets «operative organ» er sekretariatet i Oslo. Pr.dato har sekretariatet 3.5 stillinger. Sekretariatet skal administrere FALs støtteordninger, yte service overfor distriktssammenslutninger og akademier, utgi  kulturmagasinet «Nøkkelen», informere om og profilere Folkeakademiene, finne og godkjenne nye programholdere, utgi programkatalog, informere departementer og stortingspolitikere, være idébank, initiere tiltak og prosjekter og følge opp landsmøte- og landsstyrevedtak.

Distriktet
Årsmøtet består av representanter for akademiene og distriktets eventuelle medlemsorganisasjoner og -institusjoner. Årsmøtet velger styret og vedtar blant annet en virksomhetsplan.

De fleste distrikter har ansatt daglig leder. Stillingsstørrelsen varierer fra 20% til 100%. Distriktsstyrets og daglig leders oppgaver er på mange måter de samme som landsforbundets, men på et distrikts-/fylkesnivå.
I tillegg driver mange distrikter en omfattende turnévirksomhet. 

Lokalakademiet
Årsmøtet, som består av representanter fra medlemsorganisasjonene/-institusjonene og de individuelle medlemmene, velger blant annet et styre på enten 3 eller 5 medlemmer pluss varamedlemmer. Styret har ansvar for planlegging av virksomheten og akademiets daglige drift. 

Årsmøtet bør holdes i første kvartal. Det velger representanter til distriktets årsmøte og til landsmøtet. Årsmøtet vedtar akademiets virksomhetsplan.

Virksomhet
Virksomheten i et folkeakademi kan blant annet omfatte sang- og musikkprogrammer, teaterforestillinger, litteraturkvelder, trylling eller annen familieunderholdning, kåserier og foredrag, folkemøter, debatter og andre former for folkeopplysning, prosjektvirksomhet, utstillinger, studieringer- og kursvirksomhet. 

Noen akademier står for aktiviteten selv. Andre lar medlemsorganisasjonene gjøre dette. En alminnelig tredje variant er en kombinasjon, nemlig at akademiet er hovedarrangør for eller samarbeider aktivt med andre i en del av virksomheten, mens  andre organisasjoner eller institusjoner står for resten.

Akademiet som økonomisk bidragsyter
Når aktiviteten skjer i regi av en medlemsorganisasjon eller -institusjon, vil akademiet ofte bidra med økonomisk støtte.

Et rent økonomisik samarbeid bør skje med bakgrunn i at årsmøtet eller styret i akademiet har prioritert satsingsområder. Arrangører  med programmer som faller innenfor satsingsområdene, bør gå foran andre med hensyn til å få støtte. Medlemmene må orienteres om hvilke temaområder og målgrupper akademiet prioriterer.

Medlemskapsordningen

Praksis i frivillige organisasjoner er at medlemmene på årsmøtet behandler årsmelding og regnskap, legger budsjett og planer for det kommende år - i visse tilfeller også lengre fram - og velger styre.

Folkeakademiet drives også slik. Men Folkeakademiet har to former for medlemskap, personlig og kollektivt. Det siste vil si at andre organisasjoner, som f.eks. idrettslag, kvinne- og familielag og ungdomslag, kan bli medlemmer. Institusjoner, f.eks. skoler og biblioteker, kan bli konsultative medlemmer med møte- og talerett, men uten stemmerett på årsmøtet.  Disse har likevel tilgang til akademiets støtteordninger på samme måte som organisasjonsmedlemmene.

Det er viktig at akademiene har en godt fungerende medlemskapsordning. 
Uten medlemmer kan det formelt sett ikke avholdes årsmøter eller velges styre. Akademier uten medlemmer må  etablere en medlemskapsordning om de vil stå tilsluttet Folkeakademienes Landsforbund.

Den beste måten et akademi kan organisere seg på, er å ha en medlemsmasse bestående av både enkeltpersoner, organisasjoner og institusjoner. Hvis styret klarer å benytte seg av de ressursene de da disponerer, kan akademiet utrette mye.

Det personlige medlemmet
Et personlig medlem vil i regelen bli medlem i akademiet som følge av interesse for akademiets aktiviteter og tilbud.
Dette vil vanligvis være av egeninteresse, men interessen kan også være på vegne av barn, ungdom, eldre m.m. - dersom akademiet driver aktivitet rettet mot disse gruppene. For eksempel kan foreldre være interessert i at barna skal få gode kulturtilbud. Dette kan være et viktig grunnlag å rekruttere medlemmer og tillitsvalgte på.

En annen, viktig grunn til at folk blir medlem av en forening, er at det er et godt sosialt miljø der. Å skape en trivelig og uformell møteplass der folk kan treffe kjente og ukjente likesinnede, er kanskje beste måten å få medlemmer på. De færreste melder seg inn et sted hvor de ikke trives.

Personlige medlemmer er viktige. Det er ofte disse akademiet må ty til for å fylle styreverv og komiteer. Mange kan også brukes som foredragsholdere, utøvere, møteledere m.m. Et akademi som ønsker å fungere godt, tar derfor godt vare på de personlige medlemmene og rekrutterer også aktivt flere.

Medlemsregisteret
Et medlemsregister er et viktig og nødvendig arbeidsredskap for akademiet.

Hvilke opplysninger registeret bør inneholde i tillegg til navn og adresse, bør akademiets styre vurdere ut i fra de behov akademiet måtte ha. Om akademiet satser på å verve yngre medlemmer, f.eks. med tanke på å oppnå støtte fra frifondmidlene, kan registrering av alder være nødvendig.

Akademiet bør gi medlemmene et tilbud som andre ikke får. Det bør i det minste være skriftlig informasjon om akademiets aktiviteter og sammenkomster. Redusert inngangsbillett og abonnement på NØKKELEN kan også inngå i kontingenten.
Andre «goder» kan være medlemsmøter som er ekstra hyggelig og sosialt lagt opp. Slike sammenkomster er også viktige for å skape et godt miljø.
Det vil alltid være mulig å få til noen slike goder. Om dere ikke vet hva dere bør tilby, kan løsningen være å gjennomføre en idédugnad.

Organisasjonsmedlemmer er også viktige for et akademi.  De gir akademiet tyngde i lokalmiljøet og tilgang til et verdifullt nettverk med mange ressurser. 

I medlemsorganisasjonene vil det både være potensielle programholdere og folk med ideer og evne til å utrette noe. En medlemsorganisasjon er også en god partner å ha når akademiet arrangerer. Samarbeid reduserer økonomisk risiko, sikrer et visst publikumsoppmøte og involverer flere i arbeidet. 

I tillegg vil akademiet kunne rekruttere personlige medlemmer fra organisasjonene når folk der blir kjent med hva Folkeakademiet står for.

Styret må gjøre bruk av medlemsorganisasjonene. Men det er også viktig at styret lar medlemsorganisasjonene bruke akademiet, f.eks. som koordinerende organ. 

Informer organisasjonene om at hovedmotivet for å bli medlem i akademiet må være muligheten til å bruke den uavhengige paraplyorganisasjonen «Folkeakademiet» og nettverket og tilbudene denne har som et redskap.
Så kan et eventuelt statstilskudd komme som et pluss til dette.

Institusjonsmedlemmer faller stort sett i samme kategori som organisasjonsmedlemmer. Men institusjonene er ofte offentlige, f.eks. skoler, biblioteker, alders- og sykehjem og kommunale etater.
Et folkeakademi vil ofte legge programmer til en institusjon, men institusjonene har også ressurser som kan være viktige for et akademistyre som forstår å bruke disse til lokalsamfunnets beste.

Mange temaer har bred interesse
Mange av temaene som akademiet eller de kollektive medlemmene tar opp, har interesse for mange. Folk flest interesserer seg for langt mer enn det som foreningene de er medlem av, driver med. Derfor vil de fleste programmer ha appell også utenfor egne rekker.

Et tema som «ungdom og narkotika» kan f.eks. være av interesse for både skolens foreldreutvalg, medlemmer av forskjellige foreninger, elever og lærere, kultur-, skole-,  helse- og sosialetatene, foreldre med barn i aktuell alder og politikere. Får Folkeakademiet mobilisert disse, vil kunnskapen nå mange.

Mange temaer egner seg for fellesmøter, f.eks. trafikksikkerhet og -forebygging, forurensningsproblematikk, materiell og åndelig kulturarv, kultur- og landskapsvern, vold, rasisme, flerkulturelt arbeid, oppvekstvilkår, barns ansvarslæring og samarbeid mellom skole og kulturliv (jfr. L97). Et engasjert styre vil ikke mangle temaer. De har også fordelen av å kunne bruke et omfattende programholderregister med kunnskaps,- kunst- og kulturutøvere. Både temainnledere og utøvere kan skaffes der. Men husk på at den beste innlederen ofte finnes lokalt.

Også for rene kunst- og kulturprogram, som musikk-, teater-, litteratur- eller dansearrangementer, er det både naturlig og fornuftig å finne samarbeidspartnere. Alle arrangører ønsker selvsagt «fulle hus». En «tom» sal er verken hyggelig for arrangøren, utøveren eller det publikum som har møtt fram. 
Men for å få folk til å komme, er et godt forarbeid nødvendig. Samarbeidspartnere hører med her. 

Oppsummering: Mange muligheter i Folkeakademiets organisasjonsform
Gjennom personlig medlemskap kan akademiet rekruttere ressurssterke medlemmer med spesielle kunnskaper. Den kollektive medlemskapsformen bringer andre organisasjoner og institusjoners arbeids- og interessefelt inn. I tillegg kan ressurspersoner knyttes sammen på tvers av organisasjons- og institusjonsgrenser.

Folkeakademiet med sin mangesidige aktivitet, mulighetene til å koble både menneskelige og økonomiske ressurser og til å få folk med forskjellig politisk og interessemessig bakgrunn til å samarbeide, er et unikt redskap. Et styre som klarer å bygge opp og bruke en slik medlemsmasse, og som også lar medlemmene bruke akademiet som redskap, er et godt fungerende akademi.

For å komme så langt kreves innsats, først og fremst av styret. Denne prosessen vil inneholde mange gleder og kanskje også noen skuffelser underveis. Men når akademiet tilslutt er nådd dit det vil være, vil en også erfare at det blir lettere å rekruttere innsatsvillige mennesker. 

Diskusjonstemaer:
Akademier med medlemmer:
* Hvordan er medlemskapsordningen i akademiet vårt? 
* Bruker vi medlemmene som en aktiv ressurs, eller står disse bare passivt tilsluttet?
I fall det siste er tilfellet - hvordan skal vi legge opp driften slik at medlemmene kan aktiviseres?

Medlemsregister:
* Hvorfor er det en styrke for akademiet å føre et godt medlemsregister?
Hvilke opplysninger bør vi ha med i medlemsregisteret?

Medlemmer og medlemsressurser:
* Hvilke ressurser har et akademi å spille på når det har en medlemsmasse bestående av både enkeltpersoner, organisasjoner og institusjoner?
Har vårt akademi disse ressursene? 
I fall svaret er ja - bruker vi dem godt nok?

Hvis svaret er nei:
* Hvem ønsker vi å rekruttere?
* Hvordan skal vi gå fram for å rekruttere medlemmer? 
* Hvilke «goder» kan akademiet tilby medlemmene?